资产管理处档案管理实施细则

为做好资产管理处档案的接收、整理、保管和移交工作，按照《广东金融学院档案管理办法》，特制定本实施细则。

一、档案范围

根据学校档案馆的业务指导，资产管理处档案资料包括：广东金融学院资产购置汇总表以及资产购置申请表；广东金融学院固定资产验收及领用单；广东金融学院工程竣工验收证明书；广东金融学院资产验收表（仪器、设备、软件、办公家具、图书类）；广东金融学院资产处置申报汇总；广东金融学院资产报废处理报告单；广东金融学院住房改革补贴汇总；由资产管理处经办签订的各类业务合同；低值易耗品申购汇总表以及低值易耗品申领单、出库统计表；其他资产管理处各项工作中产生的具有保存价值的文件材料。

二、档案接收和整理

（一）档案接收需填写《资产管理处内部档案接收登记表》；不同类别的资料接收时间要求不同，其中，资产购置、验收、处置类档案于每年移交学校档案馆前接收，住房改革补贴汇总档案每两年移交学校档案馆前接收，合同类及其他具有保存价值的档案可随时接收。

（二）档案整理原则上每学期进行一次，以利于工作中查阅和年度档案移交。其中，合同类档案应进行统计、分类，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况。

三、档案移交

档案移交按照学校档案馆的通知完成。

（一）电子档案移交：1. 登陆档案馆电子文档数据中心，进入数据采集、档案移交项目，按照分类添加本年度需移交的新增项目；2. 填写项目包括题名、成文日期、主题词、页数、责任者、页号、录入人，流水号由系统自动生成；3. 扫描需移交的文件档案，并上传到相应的新增项目中。要求格式为PDF，同一个目录同类型资料合并在一个PDF中，其中固定资产验收及领用单无需扫描上传。

（二）纸质档案移交：1. 档案资料分类汇总，同类资料较多时需分册，与电子档案项目一一对应；2．每册资料附上封面（包括资料名称、册数、页数或者编号区域、落款、日期、盖章），右下角打上页码；3．固定资产验收及领用单附有发票复印件的，需将复印件折叠与领用单大小一致。

四、其他事项

1．跨年度未完成的工作项目须等完结后再移交；

2．要加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密；

3.建立合同备案文本的管理，对于即将到期的合同，要及时提醒经办人。